Cancellation Policy

Cancellation Policy | Kimono Tea Ceremony Maikoya

Kimono Tea Ceremony Maikoya · Samurai Ninja Museum with Experience

Cancellation Policy

To request a cancellation or amendment, please email us at

cs@maikoya.com

Requests are not accepted by phone. Requests made via the booking comment section or social media will not be treated as official cancellations.

Required information

Please include all five items below in your email.

  • Booking number
  • Name used for the booking
  • Email address used for the booking
  • Date and time of the experience
  • Number of participants

The official request time is recorded when all required information has been received by email, based on Japan Standard Time (JST). If any information is missing, the request may not be treated as official until it is complete.

Cancellation deadlines & fees

All Regular Experiences

Free until 24 hours before

Refund handling fee
Free
After the deadline
Cancellations within 24 hours of the reservation incur a 100% fee.

Except Professional Photography + Kimono Rental in Kyoto Gion — see below.

Professional Photography + Kimono Rental in Kyoto Gion

Free until 3 days before

Refund handling fee
Free
After the deadline
Cancellations within 3 days of the reservation incur a 100% fee.

Kaiseki Cuisine · Geisha-related · Katana Making · Private Experiences

Refund handling fee
A 5% fee is deducted upon refund, even before the deadline.*
After the deadline
Cancellations within 14 days of the reservation incur a 100% fee.

* The 5% fee is a refund processing fee related to system and payment processing costs.

Important notice

  • Our customer support hours are 9:00 AM – 6:00 PM Japan Standard Time (JST). Requests received after 6:00 PM JST will be handled on the next business day.
  • Please carefully check the date, time, location, and details of your reservation before completing your booking.
  • No-shows due to an incorrect reservation date, time, or location are also subject to this cancellation policy.
  • For experiences subject to the 5% refund handling fee, the fee also applies when you cancel and rebook by yourself (e.g. to change the date or number of participants). Making a new booking does not exempt the original booking from the 5% fee.
  • Requests made via the booking comment section or social media will not be treated as official cancellations.
  • Bookings made after the cancellation deadline has already passed (for example, a booking made within 24 hours — or within 14 days for the applicable experiences — of the reservation time) are non-refundable from the moment of booking.

キャンセル・変更をご希望の場合は、メールにてご連絡ください

cs@maikoya.com

お電話でのキャンセル・変更は承っておりません。予約コメント欄やSNSでのご連絡は、正式なキャンセル・変更依頼として扱われません。

ご記載いただく情報

以下の5点を必ずご記載ください。

  • 予約番号
  • 予約時のお名前
  • 予約時のメールアドレス
  • 体験日時
  • 参加人数

正式なキャンセル・変更依頼の受付時刻は、必要情報がすべてメールで確認できた時点を日本時間(JST)基準で記録します。不足がある場合、正式な依頼として扱われないことがございます。

キャンセル期限と手数料

レギュラー体験

24時間前まで無料

返金手数料
無料
期限を過ぎた場合
24時間を過ぎたご連絡は100%のキャンセル料が発生します。

ただし Professional Photography + Kimono Rental in Kyoto Gion を除きます(下記参照)。

Professional Photography + Kimono Rental in Kyoto Gion

3日前まで無料

返金手数料
無料
期限を過ぎた場合
3日前を過ぎたご連絡は100%のキャンセル料が発生します。

会席料理付き・舞妓/芸妓関連・刀作り体験・貸切プライベート

返金手数料
期限前であっても、返金の際に5%を差し引かせていただきます。*
期限を過ぎた場合
14日を過ぎたご連絡は100%のキャンセル料が発生します。

* 5%はシステム・決済処理費用に係る返金手数料です。

ご注意事項

  • カスタマーサポートの営業時間は日本時間の9:00〜18:00です。18:00以降のご依頼は翌営業日の対応となります。
  • キャンセル・変更のご依頼は、すべて日本時間を基準に判断いたします。
  • ご予約完了前に、予約日時・場所・内容を十分にご確認ください。日付・時間・場所のお間違いによる無断不参加も、本ポリシーの対象となります。
  • 5%の返金手数料の対象となる体験では、お客様ご自身でご予約を取り直された場合(新しいご予約を取得のうえ、元のご予約をキャンセルされた場合)にも、元のご予約の返金に対して5%の手数料が適用されます。取り直しを理由とした免除はいたしかねます。
  • 予約コメント欄やSNSでのご連絡は、正式なキャンセル・変更依頼として扱われません。
  • キャンセル期限を過ぎてからのご予約は、その時点で返金不可となります。